lunes, 28 de marzo de 2011

REQUISITOS BÁSICOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MANTENIMIENTO

Para la adecuada operación de un programa de mantenimiento es conveniente que se tengan implementados requisitos administrativos básicos como son:
  1. Estructura y responsabilidad
  2. Competencia y entrenamiento
  3. Comunicaciones
  4. Control de documentos

ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDAD.

La adecuada asignación de responsabilidades se logra al poder responder positivamente las siguientes preguntas:
  1. ¿Cada persona sabe lo que debe hacer?
  2. ¿Cada uno sabe lo que hacen los demás?
  3. ¿La gerencia de la empresa ha asignado los recursos para las actividades de mantenimiento?
  4. ¿Existe una persona o personas responsable(s) del mantenimiento?
  5. ¿Esta(s) persona(s) tiene poder de decisión y tiene(n) recursos a disposición?
Es conveniente establecer un organigrama con la estructura organizacional, en donde se defina claramente el responsable principal y los demás responsables de las actividades de mantenimiento.

MANTENIMIENTO DENTRO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UNA MICROEMPRESA.

El gerente o dueño, quien normalmente esta a cargo de la producción y de las ventas, debe incluir dentro de sus funciones el direccionamiento de las actividades de mantenimiento. Figura (1)

En micro y pequeñas empresas es común que no exista un departamento o personas responsables específicamente  de mantenimiento, siendo responsable de producción quien normalmente deba atender las actividades de mantenimiento en la planta. Es importante por tanto que dentro de las funciones del responsable de producción estén consignadas funciones de mantenimiento. En la figura (1) se presenta el mantenimiento dentro de la estructura organizacional típica para una Micro-empresa.

La conformación de un área o departamento de mantenimiento debe aparecer como una respuesta a una necesidad y por tanto es muy importante tener claro que a medida que la empresa crece debe ir adaptando su organigrama al nivel de complejidad existente.

De acuerdo con las alternativas de la estructura organizacional,  el mantenimiento se puede clasificar en mantenimiento por áreas, mantenimiento centralizado y mantenimiento mixto.



MANTENIMIENTO POR ÁREAS PARA UNA PEQUEÑA EMPRESA.

En este caso cada jefe de producción es responsable del mantenimiento de su área y cada grupo de operarios está encargado de mantener los equipos e instalaciones de su área. Figura (2)

El mantenimiento por áreas se utiliza cuando la empresa está dividida por secciones, ya que se aprovecha este tipo de estructura y se divide le mantenimiento en áreas correspondientes. Así, cada una de estas cuenta con un personal de base, de supervisión y de dirección. Se busca con esto la descentralización del mantenimiento. Cada grupo de operarios conserva eficientemente los equipos de su área. El inconveniente de esta alternativa consiste en que las necesidades de producción pueden dominar las decisiones y se puede caer en el error de realizar reparaciones menores en lugar de las adecuadas al caso. Esto podría traer como consecuencia fallas con altos costos asociados. En la figura (2) se muestra un ejemplo de la estructura organizacional del mantenimiento por áreas para una pequeña empresa.


MANTENIMIENTO CENTRALIZADO PARA UNA PEQUEÑA EMPRESA.

En este caso hay responsable del mantenimiento independiente, con otras responsabilidades asociadas y con la misma jerarquía del responsable de producción. Figura (3)

En el mantenimiento centralizado todas las actividades de mantenimiento están bajo la dirección de un responsable preferiblemente con el mismo nivel jerárquico del responsable de producción. Por tanto debe existir un perfecto entendimiento para poder coordinar adecuadamente sus labores. Con este arreglo se logra un flujo continuo de mantenimiento y al cabo de cierto tiempo se contará con personal bien adiestrado que conoce todos los equipos de la planta. En el sistema centralizado la inspección la ejercen mantenimiento y producción , por lo tanto habrá una doble comprobación de las actividades. En este caso para optimizar los gastos de personal en una pequeña empresa se recomienda que el responsable de mantenimiento y sus operarios sean responsables de otras actividades tales como seguridad industrial y/o gestión ambiental. La figura (3) muestra un ejemplo de la estructura organizacional del mantenimiento centralizado para una pequeña empresa.

Debido a la estructura organizacional de las empresas, la distribución geográfica de algunas de sus secciones y el manejo en la producción, puede no ser práctico realizar el mantenimiento con alguna de las alternativas anteriores, por lo cual se hace necesario complementarlas mediante el mantenimiento mixto, generando de esta manera una alternativa intermedia. Esta alternativa será o no aplicada dependiendo del tipo de empresa y de sus necesidades.

COMPETENCIA Y ENTRENAMIENTO.

Una vez creados y definidos los cargos en el organigrama se debe seleccionar personas competentes para ocuparlos. La palabra "competente" indica que el personal tenga la capacidad de entender y realizar sus funciones. Para ello es conveniente que se establezcan claramente los perfiles de cargo. Un perfil de cargo es la descripción de los requisitos en términos de   educación, entrenamiento, experiencia y/o habilidades que debe tener una persona para poderse desempeñar en un cargo con base en sus funciones.

Dependiendo de la magnitud de la organización, el departamento de mantenimiento puede llegar a tener hasta cuatro niveles jerárquicos: Jefe, Supervisor, Técnicos y Ayudantes. Para el caso de empresas Micro, pequeñas y medianas el mantenimiento normalmente tiene uno o dos niveles jerárquicos: Jefe de Mantenimiento y Técnicos de mantenimiento.

En el caso especifico de una micro-empresa se debe propender por auto-mantenimiento. Para ello el dueño o gerente, quien normalmente dirige la producción y tiene conocimiento del funcionamiento de las maquinas, debe impartir la capacitación requerida a sus empleados sobre el mantenimiento necesario, lo cual es suficiente para garantizar la competencia de los operarios en la mayoría de las micro-empresas. No obstante, para casos específicos, como por ejemplo el manejo de nuevas sustancias peligrosas o desconocimiento del funcionamiento interno de la máquina es conveniente buscar asesoría por parte del proveedor, de centros de capacitación técnica o tecnológica (p.e SENA) o de profesionales especializados.

En el caso de pequeñas empresas un perfil adecuado para un jefe de mantenimiento podría ser:

  1. Educación: Profesional de ingeniería Mecánica, eléctrica, electrónica o industrial, o Tecnólogo experimentado.
  2. Formación Especifica: Planeación del mantenimiento, Gestión Ambiental, de seguridad ambiental y salud ocupacional y de calidad, Lectura de ingles técnico.
  3.  Experiencia: Mantenimiento industrial, Administración de personal, Manejo de costos y presupuetos.
  4. Habilidades: Liderazgo, Capacidad critica.
Por su parte los Tecnólogos y Técnicos del mantenimiento industrial, para que puedan realizar funciones de supervisión u operativas de mantenimiento mayor  y menor, deben cumplir normalmente con el siguiente perfil:
  1. Educación: Tecnólogos o Técnicos en mantenimiento industrial, mecánica, electricidad, electrónica u otra especialidad dependiendo de las actividades específicas que deba ejecutar.
  2. Formación especifica: Manejo del computador, Instrumentación, Gestión Ambiental, de seguridad ambiental y salud ocupacional y de la calidad, seguridad industrial.
  3. Experiencia: Mantenimiento Mayor y Menor.
  4. Habilidades: Trabajo en equipo, Precisión en el trabajo.
Adicionalmente se espera que los operarios y/o ayudantes al menos tengan educación básica, experiencia en mantenimiento menor y habilidades para trabajar en equipo. 

En todos los casos es conveniente asegurar que el personal nuevo reciba el entrenamiento especifico relacionado con su cargo. Este entrenamiento debe incluir los procedimientos específico de mantenimiento y aquellos relacionados con calidad, medio ambiente y seguridad industrial, establecidos por la organización.

Entre las situaciones que requieren suministro o actualización del mantenimiento se destaca: la compra de nuevos equipos o maquinas, el cambio de materiales, materias primas o productos, la ampliación o disminución de la capacidad de producción, la modificación de los procedimientos debida a la identificación de mejores prácticas operacionales o a cambios en la estructura organizacional; el cambio de puesto de trabajo o el nivel de desempeño del personal.

Es conveniente que personal idóneo evalúe la efectividad del entrenamiento en el puesto de trabajo del personal entrenado, principalmente para aquellas condiciones operativas que requieran de destreza o precisión y que sean críticas desde el punto de vista de productividad, calidad, seguridad industrial o medio  ambiente.

El entrenamiento puede ser suministrado por:
  1. Proveedores de equipo y/o materiales.
  2. Personal especializado de la propia empresa.
  3. Instituciones educativas universitarias, tecnológicas o técnicas.
  4. Gremios o asociaciones profesionales.
  5. El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. 
COMUNICACIONES.

Un aspecto clave para el mantenimiento es la buena comunicación. Es conveniente que desde la gerencia se comunique tanto la importancia del mantenimiento, como los objetivos y los logros alcanzados mediante el programa de mantenimiento a  nivel de calidad, productividad, medio ambiente y seguridad. Proporcionar esta información compromete directamente a todas las personas con el logro de los objetivos del mantenimiento, e incentiva el auto-mantenimiento.

No es conveniente asumir que otros entienden lo que pensamos sin haberlo transmitido. La comunicación debe estar diseñada para respaldar acciones y guiar resultados. Por ejemplo, en una operación de alto riesgo o en la que exista incumplimiento de normas ambientales por falla en algún equipo, la gerencia debería emitir un comunicado en el que respalda la operación de mantenimiento, a pesar de la parada de producción, y explica las acciones coordinadas entre los departamentos.

Cuando se elaboren informes o procedimientos, la redacción debe considerar con atención el nivel educativo de los empleados a quienes va dirigido el documento. Un lenguaje muy elevado seguramente no transmitirá el mensaje. Por ejemplo, si se requiere que todo el personal sea informado sobre pautas para incentivar el auto-mantenimiento es recomendable presentar solo la información más importante en forma breve, destacando los puntos más significativos, para lo cual se puede cambiar el estilo de la letra o señalar con resaltador. 

Varios escenarios de comunicación que pueden resultar útiles incluyen:
  1. Comunicación por parte de la gerencia sobre el estado del mantenimiento en la empresa.
  2. Reuniones informativas y otras reuniones, como por ejemplo aquellas para dar reconocimiento a los logros.
  3. Tableros de noticias, periódicos y revistas internas.
  4. Encuestas a los empleados.
  5. Procedimientos para presentar sugerencias.  
Es evidente que la lista no es exhaustiva. Una empresa puede adaptar el esquema de comunicación de acuerdo con su cultura, su magnitud y, en general, sus características propias, con el fin de cumplir con sus necesidades especificas.

DOCUMENTOS Y SU CONTROL.

El control de la documentación es importante ya que a través de este:
  1. Se elaboran procedimiento documentados para cumplir con el programa y las operaciones de mantenimiento necesarias.
  2. Se garantiza que el personal con responsabilidad en las actividades de mantenimiento posea información correcta.
  3. Se garantiza que el personal involucrado en las actividades de mantenimiento sabe donde se guardan los documentos.
Es conveniente que la empresa defina claramente la documentación necesaria, incluyendo los registro pertinentes, para establecer, implementar y mantener un programa de mantenimiento. Las operaciones de mantenimiento se deben definir y documentar apropiadamente, y actualizar cuando sea necesario.

La naturaleza de la documentación puede variar dependiendo del tipo y la complejidad de la empresa. En los casos de que la empresa disponga de un Sistema de Gestión de la Calidad y/o de un sistema de gestión Ambiental, la documentación del programa de mantenimiento debería estar integrada con la estructura documental de estos sistemas. Para la generación, uso y control de la documentación debería tenerse en cuenta los siguientes criterios:
  1. Funcionalidad
  2. Facilidad de uso
  3. Recursos necesarios
  4. Requisitos  actuales y futuros
  5. Estudiar la forma como otras empresas documenta el mantenimiento
  6. Acceso inmediato para el personal de la empresa
Existe dos tipos de documentos sobre los cuales se debe hacer énfasis: Procedimientos documentados y  Registros.

Los procedimientos documentados indican la forma de llevar a cabo una actividad o un proceso. Los procedimientos documentados de las operaciones de mantenimiento son la base para el entrenamiento a la vez que sirven como fuente de consulta y de patrón de verificación.

Al elaborar un procedimiento se deben responder las siguientes preguntas:
  1. ¿que se debe hacer?
  2. ¿por qué es necesario hacerlo?
  3. ¿como hacerlo?
  4. ¿dónde hacerlo?
  5. ¿quién debe hacerlo?
  6. ¿con qué recursos se cuenta para hacerlo?
Los registros son documentos que presentan resultados obtenidos o presentan evidencia de actividades desempeñadas. Usualmente son formatos diligenciados por trabajadores pero también pueden ser informes escritos a cualquier nivel de la organización. Por lo anterior, en un programa de mantenimiento los registros son la evidencia o prueba de las actividades ejecutas y en últimas del estado del programa.

Al mismo tiempo, debido a la relevancia de los registros su manejo eficaz es esencial para la implementación del programa, por tanto deben protegerse debidamente para evitar deterioro o pérdida, ubicarse de acuerdo a un orden numérico o cronológico y archivarse apropiadamente de manera que estén disponibles para toma decisiones, o para elaboración de informes de seguimiento e indicadores de desempeño.

Los documentos externos que hagan parte de la documentación del mantenimiento también deberían controlarse en forma similar. Estos documentos incluyen los procedimientos a seguir solicitados por clientes, los requisitos legales emanados de la autoridad ambienta o los manuales de mantenimiento suministrados por proveedores.

Tomado de:
Buenas Practicas de Operación en la actividad de mantenimiento industrial.